Есть вопросы по электронному документообороту?

Оставьте номер своего телефона, и наш менеджер свяжется с вами!

Связаться со
специалистом

В электронном документообороте работа с электронным документом осуществляется через карточку документа (иногда ее называют карточкой процесса). Карточка документа автоматически становится оперативной единицей всех действий внутри систем ЭДО. Как правило, в ней автоматически проставляется дата создания и инициатор (автор документа). Также в ней присутствует уникальный идентификационный номер и ряд атрибутов к обязательному заполнению. В последствии это позволяет определить принадлежность документа к определенной группе и классифицировать.

Каждая отрасль деятельности является специфичной, поэтому существует множество разновидностей систем электронного документооборота - СЭДО, обеспечивающих удовлетворение потребностей конкретного хозяйствующего субъекта. Среди них можно выделить следующие виды документооборота: складской, управленческий, производственный, юридически значимый и т.д. Под каждый вид создается определенная карточка, удовлетворяющая потребности направления.

Электронный документооборот ЭДО


В соответствии с действующим законодательством коммерческие органы власти могут организовать электронный документооборот по своему усмотрению. Однако, учитывая специфику ведения бизнеса в России, многие хозяйствующие субъекты при внедрении СЭДО учитывают требования, предъявляемые к документообороту органов исполнительной власти. Это позволяет наладить обмен с контролирующими организациями.
Современные ЭДО используются практически всеми сотрудниками, работающими с документами. Причем доступ к электронным документам возможен как со стационарных рабочих мест, так и с мобильных устройств.
Важно! В ЭДО документообороте могут храниться не только окончательные документы, но и рабочие копии. По этой причине число зарегистрированных документов в системе в несколько раз превышает число документов, которые числятся в отделе делопроизводства.
В среднем срок хранения электронных документов составляет 5 лет, но она практике они могут быть востребованы и в течение 20 лет.
Главным параметром электронного документооборота выступает его быстродействие. В среднем, время на получение доступа к электронным документам составляет 3 секунды.

Электронный документооборот призван решать следующие задачи:

  • проведение систематизации работы с документами;
  • подготовка документов по унифицированным (стандартным) формам;
  • автоматическая классификация документов по различным параметрам;
  • автоматизация поиска документов;
  • осуществление рассылки документов;
  • обеспечение коллективного доступа при работе с электронными документами;
  • оперативный обмен сведениями и документами;
  • ознакомление с опубликованными документами;
  • использование централизованного хранилища для обеспечения хранения документов и метаданных;
  • формирование отчетов в разрезе отдельных подразделений предприятий и статистики по маршрутизации документов;
  • работа со списком персональных поручений и т.д.

Внедрение электронного документооборота позволит улучшить качество ведения бизнеса, а в некоторых случаях — достичь определенных количественных показателей.



Общая информация



def

Законодательство

Ряд законодательных актов, регулирующих сферу ЭДО: ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», а также от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

def

Системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота - экономят время и финансовые ресурсы, а также повышают качество бизнес-процессов. Внедрение СЭДО — первостепенная задача любого современного хозяйствующего субъекта.

def

Программы СЭД

Существуют как универсальные, так и специализированные системы электронного документооборота - СЭД. Их выбор зависит от специфики деятельности хозяйствующего субъекта, уровня развития его документооборота и преследуемых целей.

def

Организация электронного
документооборота

Организация электронного документооборота — это процесс внедрения системы ЭДО на конкретном предприятии (организации) с учетом специфики его деятельности, отрасли в целом и общего состояния документооборота.

def

Автоматизация электронного документооборотаа

Автоматизация ЭДО применяется для того, чтобы сократить временные и финансовые затраты персонала на обработку внутренней и внешней документации. Ее внедрение позволяет повысить прозрачность документооборота компании и исключить дублирование документов.

def

Защищенный ЭДО

Защищенный ЭДО позволяет получить компании дополнительные конкурентные преимущества. Чаще всего для повышения безопасности ЭДО используется метод аутентификации, разграничения прав доступа, аудит безопасности и криптографическая защита.

Возможности электронного документооборота


Внедрение электронного документооборота позволяет реализовать следующие возможности:


  • регистрацию, учет и хранение документов;
  • доступ к электронным документам и файлам;
  • контроль и управление всеми процессами движения документов;
  • контроль исполнительной дисциплины;
  • минимизация времени на согласование и отправку документов;
  • снижение затрат на организацию документооборота;
  • интеграция с электронной почтой и иными приложениями;
  • получение уведомлений и напоминаний;
  • дизайн форм карточек документов;
  • дизайн маршрута движения документов;
  • ведение протокола событий;
  • работа с корпоративными, политическими и экономическими новостями;
  • контроль исполнения договоров;
  • списание документов в архив;
  • ведение архива электронных документов;
  • совместная работа над документами в рабочей группе;
  • создание и ведение отчетов по исполнительской дисциплине;
  • разграничение прав доступа к электронным ресурсам;
  • резервное копирование по расписанию и т.д.
def

Возможности электронного
документооборота

Возможности электронного документооборота в большинстве случаев универсальны и удовлетворяют потребности как коммерческих, так и некоммерческих организаций. Во всех современных программных продуктах предусмотрена гибкая адаптация под потребности заказчика.

def

Преимущества электронного
документооборота

Электронный документооборот имеет ряд неоспоримых преимуществ. Они выражаются в повышении производительности организации, получении мгновенного доступа к необходимой информации, уменьшении материальных издержек, снижении ошибок и т.д.

def

Функционал электронного
документооборота

Функционал электронного документооборота достаточно широк. Он позволяет автоматизировать процесс работы с документами на любом этапе — от создания до перевода в архив что сущственно экономит время и ресурсы компании.

Компания ООО «Астрал-М» реализует электронный юридически значимый документооборот, позволяющий обмениваться электронными документами и файлами не только внутри организации, но и за ее пределами. Все программные продукты гибко адаптируются под нужды заказчика, что позволяет их использовать в любой сфере деятельности. Высокий уровень защиты и наличие функции тройственного копирования благотворно влияют на информационную безопасности внутри хозяйствующего субъекта.


Программный продукт «1с-ЭДО» позволяет подготавливать документы непосредственно из 1С-бухгалтерия. Все документы соответствуют установленным требованиям.

Программное обеспечение «Астрал.Doc» позволяет осуществлять обмен между организациями в электронной форме. Ее преимуществом является тот факт, что ПО не требует обновления на АРМ.

ПО «Модуль "Документооборот" в ПП Астрал Отчет» позволяет направлять бухгалтерскую и налоговую отчетность в контролирующие органы. Учет и структуризация отправленной и принятой корреспонденции осуществляется автоматически.




Выбор электронного документооборота — сложная задача, которую не стоит доверять третьим лицам. При подборе программного продукта следует учитывать не только его функционал, но и защищенность. Все ЭДО, реализуемые нашей компанией, могут быть адаптированы под цели любого бизнеса. Высокий уровень защиты, автоматизация документооборота предприятия и демократичные цены выгодно отличают нас от конкурентов.


Схема подключения к Электронному документообороту


def

Оставьте заявку на сайте или свяжитесь с нашими менеджерами по телефону

def

Получите и установите программное обеспечение на рабочий компьютер

def

При помощи электронной подписи подпишите заявление на участие в электронном документообороте по телекоммуникационным каналам связи

def

Приглашайте к обмену электронными документами своих контрагентов




Для обмена электронными документами с конртагентами необходимо иметь квалифицированную электронную подпись КЭП. Обратитесь к нашим специалистам и получите КЭП для ЭДО прямо сейчас!

Найдите ответы на все свои вопросы о программных
продуктах и сервисах Астрал в нашей базе знаний!

Подробнее

Для подключения ЭДО и получения подробной информации по всем интересующим вопросам необходимо обратиться к специалистам . Это можно сделать, заполнив соответствующую заявку, форма которой размещена на сайте компании. В течение рабочего дня дежурный менеджер перезвонит по указанному в ней номеру и предоставит подробную информацию о процедуре приобретения функционала.

Контакты

Место получения

Для подключения ЭДО представителю организации необходимо лично явиться в офис регистрации ООО «Астрал-М» и предоставить весь необходимый комплект документов для заключения договора на обслуживание.

Контакты

E-mail: msk@astralnalog.ru
Телефон: +7 (499) 649-30-42

Время работы офиса:
Понедельник – четверг с 9.00 до 18.00 (без обеда)
Пятница и предпраздничные дни с 9.00 до 16.45

Мы в социальных сетях :